3 fáze, kterými prochází každý migrační projekt: Co vás prakticky čeká při migraci služeb do Microsoft 365?
Zvažujete migraci služeb do Microsoft 365? Ať už jste malou firmou o pár lidech nebo nadnárodní korporací s tisíci zaměstnanci, vaše přípravy na migraci i její samotný průběh budou podobné. Fáze příprav, testování a migrace, kterými vás úspěšně provedeme, se budou lišit jen délkou a náročností.
Jan Cudrák
Odkud a kam?
Typů migrací je celá řada. Mezi nejčastější patří:
- migrace z on-premise Exchange a SharePoint řešení do cloudového M365 prostředí (kterou s naší pomocí absolvovaly např. Vojenské lesy a statky),
- tenant-to-tenant migrace, tedy migrace mezi M365 tenanty,
- migrace z dalších zdrojových systémů jako Google Workspace či různá open source e-mailová řešení (kterou jsme realizovali např. v České spořitelně).
Jak při migraci klientů do Microsoft 365 postupujeme v ORBITu?
1. fáze: Příprava na migraci služeb do Microsoft 365
Příprava je nejdůležitější částí migračního projektu (o čemž píšeme např. tady). Zabere ostatně až 80 % času, který celému projektu dedikujeme. U jednodušších projektů přípravě věnujeme zhruba jeden měsíc, u opravdu komplexních projektů zabere i rok a více.
Nejprve důkladně analyzujeme zdrojové prostředí a určíme, co vše se má migrovat, co má být součástí tzv. scope migrace. Obvykle se také neobejdeme bez vhodného migračního nástroje, o jehož výběru si povíme dále.
Migrace ale není pouze o datech, je také o uživatelích. Proto od počátku:
- intenzivně komunikujeme s vedoucími pracovníky jednotlivých oddělení, aby se na nic nezapomnělo,
- připravujeme komunikační strategii směrem ke koncovým uživatelům, aby změnu dobře přijali,
- školíme administrátory (zejména pokud se s ekosystémem Microsoft 365 setkají poprvé) a připravujeme podpůrné materiály, které uberou práci helpdesku a IT podpoře během migračního víkendu.
Výsledkem příprav bývá robustní migrační plán. Obsahuje všechny migrační kroky, jejich načasování a jména zodpovědných osob.
Volba migrační nástroje – opravdu si musím připlatit za produkt třetí strany?
Obvykle ano. Samotný Microsoft sice poskytuje nástroje na migraci e-mailů či SharePointu, tato řešení se ale nedají využít pro všechny typy migrací. Navíc nepokryjí veškerý migrovatelný obsah, např. migraci Teams v případě tenant-to-tenant migrace.
Na trhu je naštěstí řada kvalitních nástrojů třetích stran, které vám po zakoupení licence výrazně ulehčí život. Umožní migrovat vše, co potřebujete, a zpravidla vám poskytnou i podporu během migrace.
Osobně jsem při migraci služeb do Microsoft 365 vyzkoušel například MigrationWiz od BitTitan, Cloudiway nebo Quest on Demand Migration. Každý nástroj má svá specifika, výhody i nevýhody, proto je nutné věnovat výběru toho pravého dostatek času.
2. fáze: Testování aneb nezapomněli jsme na nic?
Po důkladných přípravách následuje řádné otestování všech naplánovaných kroků migrace. Migrujeme přitom obsah, který nemá reálného vlastníka (je připraven uměle). V případě neúspěchu nám tedy nehrozí zásadní problémy.
Díky výsledkům testu odhalíme nedostatky migračního plánu, který můžeme doupravit. Také se prakticky seznámíme s fungováním migračního nástroje a jsme schopni vylepšit komunikaci s uživateli.
3. fáze: Migrace – od pilotu k celku
Po úspěšném testu můžeme přistoupit k pilotní migraci, která se už týká reálných dat i lidí. Například vybereme celé jedno firemní oddělení a kompletně ho přesuneme do nového M365 řešení. V malém rozsahu si tak ověříme, že vše funguje správně.
Na úspěšnou pilotní migraci navážeme migrací zbytku uživatelů a dat. Obvykle k tomu dochází během víkendu, aby mělo IT oddělení dostatek času vyřešit případné problémy. Často se totiž sahá i na DNS záznamy (MX, SPF, DKIM, DMARC) – vždy podle typu migrace.
Po migračním víkendu bývají všichni uživatelé zmigrováni a veškerý provoz je přepnutý na nové Microsoft 365 řešení.
Závěrečná rekapitulace
Jak sami přispějete k úspěšnosti celé migrace služeb do Microsoft 365?
- Nepodceňte přípravné práce
Jak už jsem zmínil v úvodu, přípravě věnujte většinu času, minimálně měsíce.
- Vyberte si vhodný migrační nástroj
Nastudujte si možnosti dostupných nástrojů (ať už z rodiny Microsoft nebo od třetích stran). Vyzkoušejte si je v trial verzi a vyberte ten, co splní všechny vaše potřeby.
- Komunikujte mezi sebou a proškolte uživatele
Uživatelé jsou nejdůležitější součástí migrace. Proto klaďte důraz na kvalitní komunikaci a dostatečné proškolení, jak využívat nástroje a možnosti v M365.
- Důkladně testujte a pilotujte
Provedení testu a pilotu pomůže identifikovat potenciální problémy. Ušetříte si tak drahocenný čas při jejich řešení během ostrého migračního víkendu.
Migrace služeb do Microsoft 365 může být velmi komplexní záležitostí. Pokud s M365 teprve začínáte, nemusí být pro interní IT zaměstnance jednoduchá. Abyste neriskovali finanční či reputační újmu, je rozumnější vzít na pomoc někoho, kdo má s migracemi do Microsoft 365 zkušenosti. Naši experti se opírají o certifikace, kontinuální vzdělávání a stovky projektů po celé Evropě.
